Beheerder

Korte Uitleg

Als penningmeester van Scientica, ben je verantwoordelijk voor alle financiën. Dit betekent de financiën vankringraad bijhouden en overzien, alsook de Cudi-beheerder aansturen en eventueel bijstaan indienstaken

Taken

In de zomer plant het bestuur van Scientica samen met de AKV een aantal activiteiten in. Die activeiten gaan door met elk een bepaald budget opgesteld met een begroting voor elke activiteit. De budgetten per activiteit komen samen in de algmene begroting.

  • De algemene begroting stel je in de zomer op, als er beslist is over de activiteiten. Je maakt deze begroting op basis van de begroting en actuals van vorig jaar.
    • Klop aan bij je voorganger voor actuals.
    • Spreek met de mandatarissen over hun activiteiten (zeker met die voor internationaal).
    • Plan de goedkeuring van je begroting in met een AV aan het begin van het academiejaar.

Rekenig houdend met het wachten op antwoord op je mails, ben je er toch een aantal weken in de zomer mee bezig, maar niet fulltime elke dag. Een vakantie tussen door kan zeker.

  • Begrotingen van activiteiten nakijken. Hou de kalender goed in de gaten. Als er over een aantal weken een activiteit aankomt, spreek dan de mandateris(sen) aan. Laat hen voor hun activiteit een begroting opstellen die overeenkomt met het budget voor die activiteit in de algemene begroting. Let op: niet alle mandatarissen hebben evenveel ervaring hiermee. Spreek zeker eens met hen af om samen alvast het skelet van hun begroting op te stellen. Verwijs hen ook naar de template op de cloud. Op de AKV worden activiteiten besproken. Zorg ervoor dat de begroting klaar is vóór de laatse AKV die nog voor de activiteit plaatsvindt.
  • Subsidies aanvragen. Voor een aantal activiteiten krijgt Scientica subsidies. De penningmeester communiceert met de faculteit om ze aan te vragen (met een begroting) en ze later ook te innen (met de actuals).
  • Kassa's maken en tellen. Op sommige activiteiten wordt geld geind. Je zal kassa's moeten opstellen met het juiste wisselgeld en ze achteraf ook moeten tellen om te zien wat de inkomsten van de activiteit zijn.

Te gebruiken tools

  • Excel Begrotingen en de jaarbegroting worden in excel opgesteld.
  • GnuCash Dit is een boekhoudingsprogramma, zodat je alle bestemmingen van centjes netjes kan bijhouden.
  • Kluis Scientica heeft een kluis. Enkel de penningmeester heeft hier toegang toe.
  • Rekeningen Van elk winkelbezoek hou je het bonnetje bij. Ook heb je facturen die binnenkomen en buiten gaan. Je houdt deze allemaal digitaal of in een ringmap bij.

Vergaderingen

De penningmeester wordt verwacht op volgende vergaderingen.

Algemene Kringraadvergadering (AKV): de AKV is het beslissingsorgaan van de kringraad die instaat voor de studentenwerking. Tijdens de AKV wordt informatie gedeeld tussen de mandatarissen omtrent de activiteiten en de organisatie ervan. (Tweewekelijks)

Algemene Vergadering (AV): de AV is het beslissingsorgaan van Scientica. Onder zulke beslissingen vallen meestal de begroting, verkiezingen van bestuurders, en wijzigingen aan het HR en de statuten. (Tweewekelijks)

Scientica Wijzen (SciWi): de SciWi is het adviesorgaan van Scientica. Hierop wordt informatie gedeeld tussen de drie afdelingen van Scientica en voor advies gevraagd aan de adviseur van elke afdeling.(Eén keer per maand, tenzij extra nodig is volgens SciWi-leden).

Voor meer vragen

Steffie Joosen (penningmeester 2020-2021)

steffie.joosen@gmail.com


Interesse gekregen? Nog vragen? Stuur dan zeker een mailtje naar voorzitter@scientica.be